Odvod tržeb v dopravních společnostech

Představujeme vám standardní systém odvodu tržeb řidičů, odvodů mincí z prodejních automatů a pokladen v provozech dopravních společností. Následující řešení je univerzální, v jednotlivých instalacích může být na přání zákazníka upraveno dle místních podmínek.

Řešení odvodu tržeb v dopravních společnostech za pomoci depozitního terminálu

Řešení může být postaveno na použití depozitního terminálu REIS Nummus CRS6531V nebo na novém depozitním terminálu MULTI CASH OptiCoin.

Oba terminály umožňují příjem netříděných mincí i bankovek. Přijaté mince a bankovky jsou uloženy do automaticky uzamykatelných obalů nebo vaků a transakční data jsou předána do příslušných modulů informačního systému dopravní společnosti. Zpracování mincí provádí bezpečnostní agentura (CIT) ve svém středisku zpracování hotovosti (Cash Center). Dopravní společnosti pak předává pouze informace o zpracované hotovosti.

Depozitní terminál dále předává zodpovědným osobám upozornění na kritické stavy (papír v tiskárně, plné kontejnery apod.) a informace o poruchách pomocí e-mailu. Zodpovědný pracovník ale i CIT nebo servisní organizace se dále může dálkově přihlásit na interní webový server a získat tak potřebné reporty nebo jiné informace o stavu zařízení a historii transakcí.

Schéma odvodu tržeb

Popis možností depozitního terminálu REIS Nummus CRS 6531 V

Příjem tržeb řidičů

Řidič odevzdává tržbu z jednoho nebo více kursů současně. Identifikuje se (osobním číslem nebo kartou) a načte čárový kód z odpočtového lístku terminálu (v tomto kódu je uvedeno číslo vozidlového terminálu, číslo odpočtu a částka). Má-li více lístků, načte i ostatní. Terminál zobrazí celkovou částku odvodu a řidič provede depozit příslušné částky. Nakonec obdrží stvrzenku na celkově odvedenou částku. Stvrzenka může obsahovat kompletní výčetku, údaje o řidiči, datum, čas odvodu a údaje o čísle terminálu a odpočtu. Transakční data jsou ihned předána do informačního systému.

Příjem kasiček z prodejních automatů

Kasička je opatřena čárovým kódem. Pracovník načte tento čárový kód a provede depozit mincí. Nakonec obdrží stvrzenku na odvedenou částku. Transakční data se stejně jako v předchozím případě přenesou do exportního souboru s příslušným číslem kasičky.

Příjem tržeb z pokladen, čerpacích stanic apod.

Pokladní vytiskne z pokladního systému výdajový doklad na odváděnou tržbu opatřený čárovým kódem, který obsahuje variabilní číslo dokladu a odváděnou částku. Doklad načte na terminálu a provede depozit podobně jako řidič. Transakční data jsou znovu uložena v exportním souboru.

Poznámka: Uvedený postup předpokládá tisk čárového kódu na odpočtové lístky terminálů  a tisk čárového kódu na výdejový pokladní doklad. Systém lze provozovat i s ručním zadáním údajů, nezbytným k pozdějšímu spárování tržeb, ale tento postup je zdlouhavější a navíc hrozí nebezpečí chyb.

Uzávěrka terminálu, výměna kontejnerů

Pracovník CIT otevře dveře trezoru bankovek a prostoru kontejnerů mincí. Terminál přejde automaticky do režimu uzávěrky. Pracovník provede výměnu kontejnerů mincí a kazety bankovek a potvrdí uzávěrku dat stiskem tlačítka. Terminál vytiskne stvrzenky výběru (obsah lze konfigurovat) a uloží transakční data do souboru.

Dotace pokladen (zaměstnanců, řidičů)

Jedna z pokladen je určena jako hlavní pokladna. Tato pokladna je dotována mincemi (v ruličkách nebo sáčcích) a bankovkami nižších nominálů. Dotaci lze běžně objednat u obsluhující CIT. Hlavní pokladna pak v případě potřeby dotuje mincemi a bankovkami ostatní pokladny. Zároveň shromažďuje platidla cizích měn (EUR), provádí výplatu záloh na cestovní příkazy apod. Přítomnost této pokladny v dopravní společnosti je nezbytná.

V případě, že nelze z organizačních důvodů dotovat řidiče nebo pokladny směnným z této pokladny, lze instalovat automatickou směnárnu. Ta vymění bankovky nebo mince vyšších nominálů na mince (případně i bankovky nižších nominálů). Výčetku vyplacených mincí (bankovek) lze přitom volit z předdefinovaných schémat. Dotace a výběr hotovosti směnárny zajistí CIT.

Předání transakčních dat

Po každém depozitu jsou uloženy transakční data do do exportního souboru, který je načítán cyklicky do modulu Provozní pokladny (EMTEST, Mline, Prytanis Izit, nebo přímo do účetního software). Soubor obsahuje veškerá data potřebná ke spárování s detailními daty o jednotlivých odpočtech získaných přímým vyčtením z vozidlových terminálů.

Alternativně lze data předávat i jinými způsoby (XML, WEB Services…).

Přednosti řešení

Zvolený způsob umožňuje provozní nezávislost depozitního terminálu na typu informačního systému, jeho operačním systému ale hlavně na stavu sítě, poruchách software atd. Terminál v těchto případech pracuje dále, pouze data jsou zaúčtována po vyřešení softwarových problémů nebo výpadků sítě. Je také jednoznačně stanovena responsibilita za přenos dat mezi jednotlivými zúčastněnými subjekty.

Terminály REIS Nummus CRS 6531 mají k dispozici kompletní sadu nástrojů pro implementaci do různých systémů, včetně SDK kitu pro on-line propojení s databázemi zákazníka. Naše společnost disponuje dostatečnými znalostmi a podporou výrobce pro realizaci jakéhokoli modelu propojení s informačním systémem zákazníka a úspěšně realizovala takové projekty např. pro společnosti Coca Cola nebo Plzeňský Prazdroj. Realizace takového propojení však vyžaduje detailní analýzu vnitřních procesů při toku hotovosti a jejího zaúčtování a teprve na základě této analýzy můžeme navrhnout optimální způsob propojení terminálu s IS.